Offenes Verfahren oder freihändige Vergabe — was gilt wann?

Die Wahl zwischen dem offenen Verfahren und der freihändigen Vergabe hängt primär vom geschätzten Auftragswert und der Art der Leistung ab. Für Lieferungen und Dienstleistungen gilt die freihändige Vergabe bis zu einem Wert von 150’000 Franken, während Bauvorhaben bis 300’000 Franken in diesen Bereich fallen. Oberhalb dieser Schwellenwerte wird das offene Verfahren zur gesetzlichen Pflicht, um Transparenz und Wettbewerb sicherzustellen.

Die freihändige Vergabe: Schnellheit gegen Kontrolle

Die freihändige Vergabe ist das Standardinstrument für kleinere Aufträge. Sie ermöglicht es der Vergabestelle, direkt mit einem oder mehreren Lieferanten zu verhandeln, ohne einen breiten Wettbewerb auszulösen. Dies ist besonders dann effizient, wenn es um Standardgüter, kleine Reparaturen oder spezialisierte Dienstleistungen geht, bei denen der Aufwand für eine Ausschreibung den Nutzen übersteigt. Die rechtliche Grundlage findet sich in der Verordnung über die öffentliche Beschaffung (IVöB), die hier einen geringeren Formalismus erlaubt.

Vorteile der freihändigen Vergabe

• ✓ Geringer administrativer Aufwand: Es müssen keine komplexen Ausschreibungsunterlagen erstellt oder bei simap.ch veröffentlicht werden.
• ✓ Schnelle Abwicklung: Von der Bedarfsanfrage bis zur Vertragsunterzeichnung vergeht oft nur wenige Wochen.
• ✓ Flexibilität: Bei unklaren Anforderungen kann der Leistungsbeschreibung im Dialog mit dem Lieferanten angepasst werden.
• ✓ Bestehende Beziehungen: Langjährige Lieferanten können einfach weiterbeschäftigt werden, ohne dass eine neue Eignungsprüfung nötig ist.

Nachteile der freihändigen Vergabe

• ✗ Geringerer Preisdruck: Da der Wettbewerb fehlt, sind die Preise oft höher als im offenen Verfahren.
• ✗ Risiko der Willkür: Ohne klare, vorab festgelegte Zuschlagskriterien kann die Auswahl subjektiv wirken.
• ✗ Begrenzte Transparenz: Dritte erfahren nichts von der Auftragsvergabe, was das Vertrauen in die Integrität schwächen kann.
• ✗ Keine Debriefing-Pflicht: Abgewiesene Bieter haben keine Anspruch auf eine detaillierte Begründung der Ablehnung.

Das offene Verfahren: Transparenz gegen Aufwand

Das offene Verfahren ist der Goldstandard für grosse Aufträge. Jede interessierte Wirtschaftssubunit kann eine Offerte einreichen. Die Vergabestelle muss alle Angebote nach vorab bekanntgegebenen Kriterien bewerten. Dies gewährleistet Chancengleichheit und fördert den Wettbewerb. Die Plattform simap.ch dient als zentrale Publikationsstelle, wo Ausschreibungsunterlagen kostenlos zugänglich sind. Für Schweizer Unternehmen oberhalb der Staatsvertragsschwellen ist die Veröffentlichung im TED (EU-Amtsblatt) zusätzlich vorgeschrieben, was den Kreis der potenziellen Bieter international erweitert.

Vorteile des offenen Verfahrens

• ✓ Maximaler Wettbewerb: Viele Bieter sorgen für marktgerechte Preise und innovative Lösungen.
• ✓ Hohe Rechtssicherheit: Strikte Einhaltung der Verfahrensvorschriften minimiert das Risiko von Rechtsmitteln.
• ✓ Transparente Bewertung: Die Zuschlagskriterien sind im Voraus festgelegt und für alle Bieter nachvollziehbar.
• ✓ Debriefing-Möglichkeit: Abgewiesene Bieter können eine Begründung für ihre Nichtberücksichtigung einfordern.

Nachteile des offenen Verfahrens

• ✗ Hoher Aufwand: Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Bewertung der Offerten erfordern viel Zeit und Expertise.
• ✗ Lange Verfahrensdauer: Die Eingabefristen und Prüfungsphasen verzögern die Auftragserteilung erheblich.
• ✗ Starre Formalia: Fehler in der Offerte oder im Verfahren können zur Ausschlussung führen, auch bei guter Leistung.
• ✗ Kosten für Bieter: Unternehmen müssen Ressourcen investieren, um eine Offerte zu erstellen, ohne Garantie auf Erfolg.

Direkter Vergleich: Offenes Verfahren vs. Freihändige Vergabe

Wann offenes Verfahren, wann freihändige Vergabe

Die Entscheidung ist keine Frage der Präferenz, sondern der gesetzlichen Schwellenwerte. Wenn der geschätzte Wert eines Auftrags für Lieferungen oder Dienstleistungen 150’000 Franken übersteigt, aber unter 250’000 Franken liegt, ist das Einladungsverfahren anzuwenden. Erst ab 250’000 Franken wird das offene Verfahren obligatorisch. Im Bauhauptgewerbe gelten höhere Werte: Bis 300’000 Franken ist die freihändige Vergabe möglich, bis 500’000 Franken das Einladungsverfahren, und darüber hinaus das offene Verfahren. Diese Grenzen gelten für den nicht von Staatsverträgen erfassten Bereich. Unternehmen müssen daher ihre internen Beschaffungsrichtlinien sorgfältig an diese Werte anpassen, um Rechtsverstösse zu vermeiden.

Es gibt jedoch eine wichtige dritte Option, die in der Praxis oft übersehen wird: die Notwendigkeit von keinem der beiden Verfahren. Wenn ein Auftrag den Schwellenwert der freihändigen Vergabe unterschreitet, muss die Vergabestelle nicht zwingend ein formales Verfahren durchführen. Sie kann die Leistung auch intern erbringen, wenn die Kapazitäten vorhanden sind, oder eine direkte Beschaffung ohne formale Ausschreibung vornehmen, solange dies intern geregelt ist. Wichtig ist hier, dass die Vergabestelle nachweisen kann, dass die Entscheidung wirtschaftlich und sachlich begründet ist. Dies gilt besonders für Aufträge, die unterhalb der freihändigen Schwelle liegen, aber dennoch eine gewisse Komplexität aufweisen. In solchen Fällen reicht oft eine einfache Angebotsanfrage bei drei Lieferanten aus, ohne dass simap.ch oder TED involviert werden müssen. Die Eignungskriterien und Zuschlagskriterien müssen hier nicht öffentlich ausgeschrieben werden, sondern können intern festgelegt werden. Dies spart Zeit und Ressourcen, während die Integrität der Beschaffung gewahrt bleibt. Unternehmen sollten sich daher nicht nur auf die beiden grossen Verfahren konzentrieren, sondern auch ihre Prozesse für kleine Aufträge optimieren, um Effizienz und Compliance in Einklang zu bringen. Die Mehrwertsteuer-Normalsatz von 8,1 Prozent ist dabei ein konstanter Faktor, der in allen Kalkulationen zu berücksichtigen ist, unabhängig vom gewählten Verfahren.