Haben Sie die Kapazität und das Know-how, Ausschreibungen selbst zu suchen, ist das oft die kostengünstigste Lösung. Wenn Sie jedoch systematisch wachsen und keine Angebote verpassen wollen, ist ein professionelles Monitoring-Tool die sicherere Wahl, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Option A: Selbst suchen und filtern

Viele KMU nutzen die Plattform simap.ch, die als zentrale Publikationsplattform von Bund, Kantonen und Gemeinden kostenlos zugänglich ist. Daneben werden Schweizer Ausschreibungen oberhalb der Staatsvertragsschwellen auch im EU-Amtsblatt, dem TED (Tenders Electronic Daily), publiziert. Das manuelle Durchsuchen dieser Quellen erfordert Disziplin und Zeit.

Vorteile

• Kostenneutral: Die Nutzung von simap.ch und TED verursacht keine direkten Gebühren. Sie zahlen nur die Mehrwertsteuer-Normalsatz Schweiz von 8,1 Prozent, falls Sie externe Dienstleister beauftragen, nicht aber für die Suche selbst.
• Volle Kontrolle: Sie definieren Ihre Suchbegriffe selbst und sehen sofort, welche Projekte in Ihrem direkten Umfeld liegen.
• Keine Abhängigkeit: Sie sind nicht auf die Algorithmen eines Drittanbieters angewiesen, um relevante Ausschreibungen zu identifizieren.

Nachteile

• Zeitaufwand: Das manuelle Filtern nach Zonen, Leistungsbeschreibungen und Fristen ist arbeitsintensiv. Bei einer hohen Anzahl an Suchprofilen wird dies schnell zum Flaschenhals in der Verwaltung.
• Fehlerrisiko: Durch menschliches Übersehen können wichtige Ausschreibungen entgehen, insbesondere wenn sich die Eingabefrist kurzfristig ändert oder die Ausschreibungsunterlagen komplex strukturiert sind.
• Manuelle Prüfung: Sie müssen jede einzelne Ausschreibung daraufhin prüfen, ob die Eignungskriterien erfüllt sind, bevor Sie entscheiden, ob eine Teilnahme sinnvoll ist.

Option B: Überwachen lassen

Spezialisierte Dienstleister übernehmen das Monitoring. Sie konfigurieren Profile, die automatisch nach neuen Ausschreibungen scannen, die zu Ihrem Unternehmen passen. Diese Dienste filtern vor und benachrichtigen Sie nur bei relevanten Opportunities.

Vorteile

• Zeitersparnis: Ihr Team muss sich nicht durch hunderte von Ausschreibungen wühlen, sondern erhält eine kuratierte Liste potenzieller Aufträge.
• Systematische Abdeckung: Algorithmen erfassen auch Nischen oder spezifische Vergabestellen, die manuell leicht übersehen werden könnten.
• Frühwarnsystem: Viele Dienste warnen kurz vor dem Ablauf der Eingabefrist, was in der hektischen Planungsphase kritisch sein kann.

Nachteile

• Kosten: Monitoring-Dienste verursachen laufende Gebühren, die je nach Umfang und Leistungsumfang variieren.
• Falsch-Positiv-Rate: Kein Algorithmus ist perfekt. Sie müssen die vorgeschlagenen Ausschreibungen dennoch selbst auf die Zuschlagskriterien und die Machbarkeit prüfen.
• Implementierungsaufwand: Die initialen Einstellungen der Suchprofile müssen präzise sein, um irrelevante Ergebnisse zu vermeiden.

Direkter Vergleich

Kriterium	Selbst suchen	Überwachen lassen
Kosten	Niedrig (nur Personalzeit)	Hoch (laufende Abogebühren)
Zeitaufwand intern	Hoch	Niedrig
Abdeckungsgrad	Abhängig von Sorgfalt	Hoch (algorithmisch)
Flexibilität	Hoch (sofortige Anpassung)	Mittel (Konfigurationszeit)
Skalierbarkeit	Gering (begrenzte Kapazität)	Hoch

Wann selbst suchen, wann überwachen lassen?

Die Entscheidung hängt primär von der Größe Ihres Unternehmens, der Frequenz Ihrer Teilnahme an Vergabeverfahren und der internen Kapazität ab.

Selbst suchen ist ratsam, wenn:
Sie ein kleines KMU sind und nur sporadisch, vielleicht einmal im Quartal, an Ausschreibungen teilnehmen. Wenn Sie sich auf eine sehr spezifische Nische spezialisiert haben, die sich leicht mit wenigen Suchbegriffen auf simap.ch oder TED abdecken lässt, ist der manuelle Aufwand überschaubar. Auch wenn Sie gerade erst in den öffentlichen Sektor einsteigen und Ihre ersten Offerten vorbereiten, ist das manuelle Durchsuchen eine gute Lernkurve, um die Struktur der Ausschreibungsunterlagen und die Anforderungen der Vergabestelle zu verstehen.

Überwachen lassen ist ratsam, wenn:
Sie ein etabliertes Unternehmen mit einem dedizierten Beschaffungsteam sind und regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen. Wenn Sie in mehreren Zonen oder Kantonen aktiv sind, übersteigt die manuelle Pflege der Suchprofile schnell die Kapazität Ihres Teams. Besonders wichtig ist ein Monitoring, wenn Sie in Branchen tätig sind, die stark vom öffentlichen Auftrag abhängen und in denen die Konkurrenz intensiv ist. Hier kann das Verpassen einer einzigen Ausschreibung aufgrund einer übersehenen Eingabefrist signifikante Umsatzeinbußen bedeuten. Auch wenn Sie keine eigenen Ressourcen für das Screening aufwenden wollen, aber trotzdem am Markt bleiben müssen, ist ein Dienstleister die pragmatische Lösung.

Wann keine der beiden Optionen nötig ist:
Es gibt eine Situation, in der weder das selbstständige Suchen noch das Überwachenlassen sinnvoll ist: Wenn Ihr Unternehmen keine Ausschreibungen im Sinne des IVöB (Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen) bearbeiten kann oder will. Dies trifft auf Betriebe zu, die ausschließlich im privaten Sektor tätig sind oder deren Leistungen unter die Schwellenwerte für freihändige Vergaben fallen und die Vergabestelle ohnehin keine formellen Ausschreibungen führt. Für Lieferungen und Dienstleistungen liegt die Grenze für freihändige Vergaben bei CHF 150’000, für das Bauhauptgewerbe bei CHF 300’000. Wenn Sie sich strategisch entschieden haben, nicht in den öffentlichen Beschaffungsmarkt einzutreten, ist der Aufwand für Monitoring-Tools oder manuelle Suche auf simap.ch verschwendete Ressourcen. In diesem Fall sollten Sie Ihre Energie in die direkte Akquise bei privaten Kunden investieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Qualität der Teilnahme. Das Finden der Ausschreibung ist nur der erste Schritt. Die eigentliche Arbeit beginnt mit der Analyse der Eignungskriterien und der Zuschlagskriterien. Ob Sie nun selbst suchen oder ein Tool nutzen, Sie müssen stets prüfen, ob Sie die geforderten Nachweise erbringen können. Ein Debriefing nach einem verlorenen Verfahren kann hier wertvolle Erkenntnisse liefern, um künftige Offerten zu verbessern. Verlassen Sie sich nicht blind auf die Automatisierung, sondern behalten Sie die strategische Kontrolle über Ihre Teilnahmeentscheidungen.